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1.プロジェクトマネジメントの基本 / 1-4.ステークホルダーマネジメントの基本 / 1-4-3.効果的なコミュニケーション術
1-4-3.効果的なコミュニケーション術
ステークホルダーとの効果的なコミュニケーションは、プロジェクトの成功に不可欠です。人間関係や感情面も重要な要素ですが、ここでは、論理的で実行可能な手法に焦点を当てて、効果的なコミュニケーションをどう行うかを紹介します。
1. コミュニケーションの回数とタイミング
コミュニケーションの頻度は、ステークホルダーとの関係を良好に保つために重要です。定期的な情報提供を心がけ、進捗状況や問題点を早めに伝えることで、信頼関係が築かれます。計画的に「進捗報告」「リスク報告」「変更点の連絡」などを行うようにしましょう。
2. 要点を手短に伝える
情報を伝える際には、必要な要素を簡潔に、分かりやすく伝えることが大切です。長々と説明するよりも、ポイントを絞り、最も重要な情報を先に伝えることで、相手が理解しやすくなります。特に、時間が限られている場合や、相手が忙しい場合は、このアプローチが有効です。
3. 報告のフォーマットを決めておく
事前に報告のフォーマットを決めておくことで、コミュニケーションの効率が向上します。例えば、定期的な進捗報告書のフォーマットを決めておくと、ステークホルダーはどこに注目すべきかが一目で分かり、スムーズに情報を受け取ることができます。
4. ステークホルダー個別の関心を理解しておく
ステークホルダーにはそれぞれ異なる関心事があります。例えば、あるステークホルダーは「予算」に敏感で、別のステークホルダーは「スケジュール」を重視するかもしれません。事前に各ステークホルダーの関心ポイントを把握し、その人が気にしている点を中心に報告を行うと、より効果的なコミュニケーションができます。
5. フィードバックを積極的に求める
コミュニケーションは双方向のプロセスです。相手からのフィードバックを受け入れ、必要に応じて対応策を講じることで、相互理解が深まります。定期的に「ご意見はありますか？」と尋ね、ステークホルダーの意見を取り入れましょう。
